Hướng dẫn sử dụng tính năng Mail Merge (Trộn thư) trong Word

Mail Merge là gì?

Trộn thư (Mail Merge) là tính năng cho phép bạn tạo ra hàng loạt tài liệu (như thư mời, phiếu điểm, hợp đồng, v.v.) có chung một định dạng nhưng khác nhau ở một số thông tin cụ thể (tên, địa chỉ, điểm số,...) được lấy từ một danh sách (thường là file Excel).

Các bước thực hiện Mail Merge:

1. Chuẩn bị danh sách dữ liệu: Tạo một file Excel chứa danh sách các thông tin cần trộn, có hàng tiêu đề rõ ràng. Đóng file Excel lại.
2. Mở file Word mẫu: Mở hoặc tạo một file Word với nội dung chung.
3. Bắt đầu Mail Merge: Chuyển sang tab Mailings > chọn Start Mail Merge > chọn loại tài liệu (Letters, Envelopes...).
4. Chọn danh sách nguồn: Nhấn Select Recipients > Use an Existing List... và duyệt đến file Excel bạn vừa chuẩn bị.
5. Chèn trường thông tin: Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần điền thông tin, nhấn Insert Merge Field và chọn trường tương ứng (ví dụ: HoTen, Diem).
6. Xem trước và hoàn tất: Nhấn Preview Results để kiểm tra. Nếu mọi thứ ổn, nhấn Finish & Merge > Edit Individual Documents để xuất ra file Word cuối cùng.